Aplicación funcional adaptable

Dimoni propone la aplicación funcional adaptable, en la que se mantiene un núcleo estándar y unas funcionalidades según la forma de trabajar de la empresa y los criterios de cada departamento y/o puesto de trabajo.

El método de trabajo consiste en determinar claramente las condiciones por las que se van a regir las relaciones con cada tercero (clientes, proveedores, bancos, transportistas, etc.) determinando:

• Pactos Generales: descuentos generales, descuentos/cargos financieros, formas de pago, calendarios de días de pago, etc.
• Pactos por Artículo: referencia y nombre que el tercero da al artículo, plazo de entrega, pedido mínimo, descuentos, promociones, etc.

A partir de aquí, el sistema se encargará de facilitar la operativa y controlar su cumplimiento.

Módulos de la solución de gestión comercial

La solución de gestión comercial contiene procedimientos empresariales sofisticados y rigurosos para manejar la empresa con éxito: Conjuntos Reales y Virtuales, Promociones, Partidas de Compra, Compras y Ventas en Divisas (en el idioma de los proveedores y clientes), Tarifas Dinámicas, control en Unidades Económicas y Unidades de Manipulación, etc.

Como ocurre con el resto de la aplicación ERP, los procedimientos de gestión están diseñados como objetos de negocio, y por lo tanto, cada empresa decidirá los que quiere aplicar y cómo.

A continuación se muestra el detalle de los Módulos de Gestión Comercial de Exact Dimoni, el ERP para PYMES:

Multialmacén

El módulo de Multialmacén permite controlar diferentes almacenes desde los que se puede recibir mercancías de los proveedores y enviar mercancías a los clientes, así como traspasar mercancías entre los distintos almacenes de la empresa. A partir de aquí, en cualquier momento se podrán obtener las estadísticas de existencias y movimientos de entrada y salida por cada uno de los almacenes o por varios de ellos.

El módulo de Multialmacén actúa en:

• El Control de los Almacenes. Por cada almacén se controlará el stock, pudiéndose diferenciar diversas formas en las que se presentan las existencias de la empresa. Algunas ya están por defecto (stock físico, disponible, desplazado, pendiente de recibir, etc.), pero pueden ser ampliadas por cada empresa según sus necesidades de control (por ejemplo, existencias rechazadas, pendientes de revisión, en muestreo, etc.).
• El Control de los Artículos. Podrán determinarse las existencias máximas y mínimas que deben considerarse en cada almacén, facilitando la gestión del mantenimiento de los stocks, de pedidos, promociones, aprovisionamiento automático, etc. Además, el sistema permite conocer la ubicación (o ubicaciones) de cada artículo en cada uno de los almacenes.
• El Tráfico de Mercancías. Desde cada almacén se generarán las operaciones con proveedores, que constituyen las fases del ciclo de compras (pedidos, depósitos, albaranes de entrega de mercancías, comprobación de facturas, etc.) y con clientes constituyen las fases del ciclo de ventas (presupuestos, pedidos, depósitos, albaranes, facturas, etc.).
• El Tráfico Interno de Mercancías. También se podrán generar las entradas y salidas de mercancía dentro de la propia empresa entre almacenes, sucursales, tiendas, oficinas, etc. controlando los términos del transporte de los artículos.

Al tratarse de operaciones internas, los portes de las operaciones de tráfico entre almacenes son meramente informativos, por lo que no se incluyen en el total de la operación. Sin embargo, el coste de los artículos sí se verá incrementado en la parte de la cuota que le corresponda, ya que si el traslado a otro almacén ha supuesto un coste, éste debe ser asumido.

Unidades de Manipulación

Este módulo permite gestionar los artículos por las unidades en las que se manipulan, además de su Unidad Económica (en la que se compran o venden). La Unidad Económica y la de manipulación se relacionan según factores de conversión, proporciones fijas y variables, lineales, de superficie y de volumen. etc.

Con este módulo, los artículos pueden medirse mediante dos unidades: unidades económicas (en las que se compra y vende el producto) y Unidades de Manipulación (en la que se maneja el producto, y que en algunos casos no coincide con la Unidad Económica)

Las unidades de manipulación llevan sus datos físicos (medidas, peso, tara, referencias, etc.) y por tanto son las que se emplean para los recuentos físicos del stock. Pueden utilizarse también en los documentos de entradas y salidas de artículos.

Además, la aplicación contempla una variante de proporción variable que permite, al realizar una operación, introducir la cantidad de una línea en función de sus medidas (Largo, Ancho y Alto) mediante un Cálculo Lineal, de Superficie o de Volumen.

Este módulo también permite la gestión por unidades de operación: lotes o agrupaciones en los que se pueden recibir o enviar ciertos artículos (packs, cajas, palets, etc.).

Conjuntos

Este módulo permite gestionar artículos cuyas ventas no provienen directamente de las compras, sino que son el producto de un montaje dentro de la empresa.

El módulo permite gestionar dos tipos de Conjuntos: Reales y Virtuales:

También se puede asignar una Clave de Montaje a cada uno de los montajes que se realicen con la información que se desee controlar: quién, cuándo, dónde, etc. Esta clave es segmentable, lo que permite posteriormente analizar en profundidad toda esta información mediante los distintos sistemas de creación y manipulación de informes que ofrece la aplicación.

Movimientos Almacén

Este módulo permite un control avanzado de costes y márgenes. Gestiona costes medios y últimos, con y sin gastos. Permite realizar Ajustes de Costes e Inventarios a cualquier fecha. Gestiona la relación de entradas y salidas del stock por fecha y el Recálculo de Costes por fecha de introducción.

Este es posiblemente uno de los aspectos diferenciadores de más peso, ya que es la única aplicación estándar en la que el objeto de Existencias funciona estrechamente ligado al de registro de movimientos de almacén. De este modo, la aplicación reconstruye en tiempo real los costes y los márgenes de beneficio cronológicamente ante cualquier cambio de condición o imputación de gastos.

Además, el objeto de movimientos de almacén recalcula también las existencias propias. Con toda esta información, la aplicación mantiene permanentemente el Inventario a fecha para que el usuario pueda obtener, cuando lo desee y a cualquier fecha, la situación exacta de las existencias y la evolución de costes y márgenes.

Partidas

Dada la creciente necesidad empresarial sobre los sistemas de calidad, Exact Dimoni ha ido proporcionando cada vez más potencia operativa a las partidas de productos y su trazabilidad que hasta ahora gestionaban prácticamente solo aquellas empresas a las que la legislación les obligaba, como es el caso del sector alimentario y el químico.

Este módulo permite la gestión múltiple de partidas, existencias, costes, fechas de caducidad y claves segmentadas, así como la definición de Fichas Adicionales asociadas a partidas, lo que le proporciona una gran potencia.

La asignación de partidas a los artículos en las entradas puede realizarse de forma manual semiautomática y automática. De forma similar, las salidas se podrán realizar de forma manual semiautomática y automática en función de la antigüedad de las partidas o de la fecha de caducidad.

Expedientes

La gestión mediante expedientes comerciales permite el control y la automatización al máximo del flujo de trabajo de la empresa, tomando como unidad las operaciones que se realizan como fases de maduración dentro del proceso productivo de la empresa.

Pongamos por ejemplo la llegada de un pedido de un cliente. Esto puede desencadenar:

1. El registro del pedido.
2. La generación de un pedido de compra a proveedor.
3. El registro de la llegada de la mercancía (y su posterior comprobación de la factura, contabilización de la compra y control de la previsión de los pagos).
4. La generación de un albarán de salida hacia el cliente.
5. La confección de la correspondiente factura de venta (su contabilización y el control de la previsión de los cobros).

Esto supone, además del trabajo administrativo de confección de todos estos registros, la necesidad de controlar el proceso y llevar un seguimiento de su maduración.

Un expediente comercial es, en este contexto, la individualización de un proceso determinado para controlar su flujo en su conjunto, considerando las operaciones que se realizan como sus fases de maduración hasta su completa resolución. Por tanto, considerando, por ejemplo, el pedido de un cliente como un proceso a realizar, se le puede identificar como un expediente, y el sistema se encargará de controlar su seguimiento y automatizar el flujo de trabajo.

Previsión de Servicios

Módulo que permite gestionar el flujo de las mercancías de la empresa.

Consta de dos cuadros de mando (para entradas y para salidas) desde los que permite analizar, en función de diversos criterios, los pedidos pendientes (de compras y ventas respectivamente), así como determinar, confirmar o modificar cantidades y condiciones, dar las oportunas órdenes de trabajo y generar y editar los documentos de tráfico (albaranes, facturas, etc.).

Desde cada cuadro de mando se dispone, de forma inmediata, de toda la información necesaria para la toma de decisiones, así como de las herramientas para realizar las acciones que se desee de forma optimizada.

Permite establecer la recepción o los envíos de mercancía a clientes de acuerdo con el plazo de entrega y condiciones acordadas, establecer diferentes cantidades y fechas para las previsiones de servicio, dar las órdenes de envío por grupos de operaciones y especificar otras como el transporte o el servicio de portes.

Transportes

Este módulo permite gestionar los pesos y transportes. La gestión está basada en unas tablas de escalados de pesos, calcula automáticamente los portes (tanto propios como externos) asociados a cada unidad de producto.

De este modo, y configurando previamente el método de imputación, son imputados en los costes y posteriormente contabilizados.

Todo el tratamiento de portes, pesos y volumetría, puede ser configurado y editado directamente en las líneas de operación, y la aplicación proporciona también el cálculo de las taras según las unidades de operación y manipulación utilizadas.

Gestión del Embalaje

Permite la distribución de los artículos en unos bultos para su envío a los clientes.

Esta distribución la realiza el sistema de forma automática en función de los distintos tipos de unidades de embalaje que utiliza la empresa, así como de las características físicas de cada artículo y de una parametrización en la que se le indica al sistema cómo debe actuar en cada caso.

Con estos datos, al realizar las operaciones de salida de almacén, el programa se encargará de distribuir la mercancía que va en cada Unidad de Distribución creando los bultos, con sus respectivos pesos brutos y netos.

Estos datos pueden ser modificados por el usuario en el momento de crear el albarán (o cualquier otro documento de venta), indicándole el bulto destino estándar u otro diferente, así como el contenedor al que va, etc.

La gestión permite crear todo tipo de informes, internos y externos, y prepara automáticamente la Lista de Embalaje para el almacén, el Packing List para la aduana, etc.

Anticipos / Pagos a Cuenta

Módulo que permite gestionar los anticipos y pagos a cuenta, tanto los que efectúa la empresa a proveedores como los recibidos de clientes sobre operaciones de compra y venta.

El sistema se encarga de generar las facturas correspondientes, y, posteriormente, al realizarse la operación, de descontar este importe de los pagos/cobros que se deban realizar.

El flujo de trabajo con los anticipos es el siguiente:

1. Un anticipo nace con la entrega de una cantidad a cuenta. El registro del anticipo conlleva la generación de su correspondiente Factura (de compras o de ventas en función del signo del Anticipo).
2. El Anticipo se adjudica (total o parcialmente) a una determinada operación.
3. Al generar la Factura de la operación, el valor anticipado se descuenta del total a efectos de la contabilización de la factura y de los pagos o cobros (según el signo del anticipo) a realizar.

Facturación en Divisas

Con este módulo, el usuario puede operar con cualquier moneda extranjera o local en todas sus cuentas comerciales (clientes y proveedores). Posteriormente, el visualizador precontable contabilizará a las subcuentas de moneda extranjera que la cuenta financiera tenga asociadas, o bien en moneda local, si así se desea.

Mediante las traducciones y referencias, la aplicación ofrece la posibilidad de emitir la documentación a los clientes y proveedores en su idioma correspondiente, ya que cada vez más en las empresas es habitual el comercio exterior. Para ello, la tabla de traducciones almacena las descripciones de aquellos registros involucrados en un documento de carácter externo (código y descripción de artículos, formas de pago, unidades de manipulación y distribución, etc.).

Fichas Adicionales

Este procedimiento permite asociar nuevos datos, creados y definidos por el usuario, a algunas Tablas de la base de datos de la aplicación. Concretamente a: Cuentas Comerciales, Artículos, Vendedores, Operaciones Comerciales (tanto en la cabecera como en las líneas de operación) y Partidas.

La inclusión de este sistema significa que la información que se maneja en la empresa referente a clientes, proveedores, artículos, vendedores, etc. será realmente la que el usuario necesite, aunque no haya sido considerada por Exact Dimoni en su aplicación estándar.

Los campos que pueden incluirse en estas fichas son como los del resto de la aplicación: numéricos, alfanuméricos, fechas, opciones fijas (elegir entre una lista de posibilidades), familias, auto-incrementados (un contador), texto, códigos, etc., y también son tratados por la aplicación como el resto de campos.

Además, las fichas son selectivas: podrá determinarse dónde deben aparecer (por ejemplo, solo para determinada familia de artículos, para los clientes mayoristas, etc.).

Series y Gamas

Este módulo permite gestionar aquellos artículos que se componen de una raíz común y que presentan un desglose en variedades de algún tipo. Por ejemplo, en el sector Textil y del Calzado se utilizan desgloses en Tallas y Colores; en Tornillería, Largo y Calibre, etc.

Así, aunque el artículo sea único (camisa marca X modelo Y), las entradas y las salidas, así como el control del stock, deben realizarse por cada una de sus variedades.

El módulo, que se vende como módulo opcional, permite crear cuantas tablas complementarias de Series y Gamas se desee, según los criterios que se van a controlar. Posteriormente, al dar de alta los artículos, se le adjudicará a cada uno de ellos una tabla de Series y/o una de Gamas.

De esta forma, tanto la entrada de los pedidos a los proveedores como la introducción de los artículos en almacén se realiza de la forma más automática posible; y lo mismo ocurre con los pedidos y ventas a clientes.

El control del stock, así como la manipulación de estos artículos y todas las estadísticas e informes, podrán realizarse sobre el artículo raíz o bien por las diferentes Series y Gamas. Por ejemplo, las ventas de la camisa marca X modelo Y ó las ventas de la camisa marca X modelo Y de la talla 45 ó las ventas de la camisa marca X modelo Y de la talla 45 de color verde ó las ventas de la camisa marca X modelo Y de color verde (sin importar las tallas).

El módulo de Series y Gamas está disponible tanto para la Gestión Comercial como para TPV.